Разбор почты
Сотрудник раз в час разбирает входящие — раскладывает письма, сводит заявки в таблицу и готовит черновики ответов.
Сотрудник читает новые письма в вашем ящике Яндекс Почты или Почты Mail.ru, раскладывает их — заявка, вопрос, счёт, спам, — сводит заявки в таблицу и готовит черновики ответов. Ответ уходит только после вашего «да».
Что понадобится
- Сотрудник — например, «Офис-менеджер». → Завести сотрудника
- Приложение на компьютере. Почта работает через компьютер: вход в ящик и запросы к нему идут с вашей машины, поэтому сотрудник разбирает почту, пока на ней запущен «Сведум».
Подключите почту
В приложении откройте «Персонализация» → «Плагины» → «Магазин» и добавьте «Яндекс Почта» или «Почта Mail.ru». В «Персонализация» → «Подключения» нажмите «Настроить» и войдите в ящик на странице почтового сервиса — пароль в «Сведум» не попадает.
Пустите к почте сотрудника
Сотрудник работает в облаке, а почта — на вашем компьютере. В карточке подключения выберите в «Доступно в облаке» «Всегда» — или оставьте «Спрашивать» и при первом вызове нажмите «Всегда» на карточке «Облако просит подключение этого компьютера».
Поручите разбор
Напишите сотруднику:
Раз в час разбирай почту: заявки — в таблицу, на вопросы готовь ответы. Вечером пришли сводку, что пришло и что ждёт моего решения.
Сотрудник заведёт рутину — в шаге его хода будет строка «Создал рутину».
Проверьте ответы
Черновики ответов сотрудник показывает в чате: кому, тема, текст. Письмо уходит, только когда вы его подтвердите — ответьте «отправляй» или поправьте текст сообщением. Письмо на адрес, которого не было в переписке, проверка разрешений останавливает и передаёт решение вам. → Сотрудник действует наружу только с вашего согласия
Что можно поменять
- Расписание — «разбирай почту каждые полчаса по будням».
- Правила разбора — «счета пересылай бухгалтеру», «рассылки не трогай». Правила сотрудник запоминает. → Роль и память
- Куда сводка — в Telegram, если к сотруднику подключён бот. → Telegram
Если сотрудник пишет, что компьютер не в сети, — запустите приложение. Остальные причины и что с ними делать → Подключение не работает